一般情况下在晚会的前几天就要进场，活动物料数量和种类的复杂程度足够让搭建方手忙脚乱，因此必须事先科学合理的安排好进场的顺序。晚会的物料包括：灯光、音响、舞台部件和其他，在有限的时间里让物料能最快速且安全的进场。越大型的文艺晚会舞台搭建，所需的搭建物料越多，但主办方一般要在晚会至少两天搭建完成（必须留一天进行彩排）。作为搭建方我们必需把控好时间，在什么阶段哪个时间搭建好灯光照明系统，在哪个时间把舞台及其他方面搭建好，等等。只有把时间给掌握了，文艺晚会舞台搭建更加高效，现场管理有序。
一场成功的文艺晚会是在保证安全的前提下进行的，负责音响、灯光、舞台的相关负责人在搭建前就要早早强调安全性。在晚会舞台的搭建过程中一定要安排有专业的电工（有相关资质），并在做好防漏电的准备。仔细排查各处消防隐患，安置好消防通到及消防用品，并组织消防巡逻应急人员。如果所有的舞台搭建都完毕以后，一定要做好最好的检查和排查，查漏补缺，让文艺晚会演出在百分之百安全下顺利进行和落幕。
舞台的美观度,在舞台搭建完成过后，会在舞台上铺上地毯，其颜色按照客户的要求来定制，舞台的周围用围边围起来，一个非常美观的舞台就成型了。在舞台美化时，地毯一定要用崭新的，围边一定要无缝拼接，做好这些细节，才会让舞台更美观、更大气。4.舞台的尺寸舞台搭建，一定要有尺寸的限制，因为其铺设的木板是有一定规格的。尺寸不搭配，不仅会影响美观度，还会使费用增加，在舞台尺寸确定的时候，蓝图小编推荐选择整数x整数的尺寸，是最为经济的、效果也很好，能够起到事半功倍的效果
通常，我们必须在活动前一天进入会场，搭建第二天的活动。活动的材料分为（灯光、声音、舞台和其他材料）。由于时间有限，我们必须提前安排进入顺序，并计划好时间，以便活动能尽快进场。在很多的时间里，我们会遇到这样的情况，一场几百人上千人的活动，一天的材料积累了很多，然后在活动的前一天开始，准备布控活动场地。在进场方面，我们要花时间去搭建舞台，我们可以在几个点上点亮灯，然后用几个点把它放到舞台上。只有给主人时间，才能建立一个更有效率和更好的地方。
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