作为一个年会策划者，在活动策划前期，需要着重考虑场地因素。一个好的场地，往往能取得事半功倍的效果。当然除了场地因素外，还要考虑：年会环节、容量，设施，档次，花费，交通，餐饮住宿等配套因素。每一步都需要仔细分析，例如音箱部分，有音箱，周边，话筒，音源等都需要经过仔细考虑。另外灯光部分，则有各种调光台， 电脑灯控制器， 硅箱， 各类灯光架及舞台， 背景框架等的选择，然后视频部分则有液晶拼接 ，背投电视，彩电LED显示屏， 摄像/影机， 录相机 等的选择。光照的问题是非常重要的，如果活动在室外，就要事先要对活动的时间做了解，考虑阳光的角度，以免出现舞台逆光，导致对台下摄影摄像的工作造成干扰，如果活动在室内，则要考虑装灯的位置，一要方便于接电，二要防止电线经过观众通道，形成安全隐患。在舞台美化时，地毯一定要用崭新的，围边一定要无缝拼接，做好这些细节，才会让舞台更美观、更大气。
一般来说，年会都安排在晚上进行，为了达到渲染、增强年会现场的感染力等的目的。年会舞台搭建要考虑现场色彩的整体设计、强调；灯光的亮度、色彩、位置、闪动的频率;音响的摆放位置、声音大小等。所以在搭建年会舞台时可以按照节目的要求，采用合适的美图、彩色灯光柱、聚光灯投影效果、高功率的音响来调节年会现场。
年会舞台搭建要考虑到举行年会的场地，一般分为室内和室外场地，选择时首先要考虑年会现场需要使用的面积以及容纳人数，其次询问场地价格，按怎样标准收费的，是以小时收费还是天数收费，然后还有年会现场的硬件提供比如：音响、投影仪、麦克风、舞台拼接地块、桌椅等各种其他小件物品，最后要注意电水的提供是否方便，是不是需要另外给钱，附近有没有厕所、停车场等。
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